7月12日，学校召开第109次党委常委会议，明确提出“让信息多跑路，让师生少跑路，为师生提供优质服务”的工作要求，将网络安全和信息化建设工作提上重要议程。为落实学校党委常委会议精神，现代教育技术中心利用暑假的时间进行了充分的调研和工作研讨，确定将“数字迎新”工作作为突破口。在学生工作部牵头下，现代教育中心会同计划财务处、招生与就业工作处、教务处、后勤管理处、校医院、各学院等部门，对数字迎新各项工作进行了系统的分析研究，确定了“数字迎新系统”在今年8月15日前上线的工作目标。
为确保迎新系统如期上线，各相关部门密切配合、通力合作，利用暑期时间开始了“数字迎新系统”上线的“大会战”。现代教育技术中心完成了迎新系统的服务器部署和系统配置工作。学生工作部（处）通过对以往的迎新流程和相关工作进行研究梳理，结合数字迎新的特点，设计了网上迎新的工作流程，并对数字迎新系统的功能提出合理建议。招生与就业工作处在刚刚结束繁重的网上远程录取工作，编班分班后第一时间整理提供了新生的基础数据，教务处对学生分班信息进行了审核并补充了专升本学生的数据，荣成教务办提出了为学生制作准考证的照片数据需求。计划财务处提出了利用数字迎新系统采集照片和实现与缴费系统对接的工作要求。
接到各部门提出的需求和建议，现代教育技术中心立即投入到紧张的工作中。与迎新系统开发企业对接，与厂商派驻工程师认真研究，修改系统功能、配置网上迎新流程、完成安全检查和审核，与学生工作部充分协商并反复进行迎新功能的配置。在8月6日收到新生基础数据后，工作人员立即开始进行数据检查、治理和导入工作，并进一步完善了网上缴费查询功能和照片审核功能。随着全校各部门迎新工作的准备和展开，关于新生的各种数据（新生辅导员信息、学校宿舍楼及楼宇内的房间信息、新生的住宿分配信息、新生的应缴学费及宿费信息、新生的寝具等商品信息等）不断地被汇总和导入到迎新系统中，这些丰富的数据信息为每个学生及家长、辅导员、相关工作人员带来了极大的便捷。
应工作需要和各部门要求，现代教育技术中心陆续开通了各类角色人员的账号，开展了迎新系统使用的宣传、推广和培训工作，尤其针对新生辅导员和迎新现场工作人员开展了针对性地培训。学校宣传部、学生工作部（处）、团委等相关部门都在新媒体平台上对数字迎新工作进行了宣传报道，对迎新系统的使用方法进行了推广，这些工作为迎新系统的上线运行提供了有效保障。
8月15日，“数字迎新系统”准时上线，在半天时间里即完成了1000多人学生信息采集。截至8月23日，仅校本部5311人中就收集到了4743张合格照片，财务处利用这些照片信息，提前为学生批量制作了校园卡，解决了以往新生在刚入学时需使用临时卡，入学后再照相制作正式卡的繁琐。截至新生报到前，校本部新生通过学生网上缴费系统成功缴费4564人，占总人数85.93%，新生缴费率创历史新高。校医院医保办也利用迎新系统的数据将提供给社保局，预计能比往年提前几个月的时间为学生发放医保卡。
便捷高效的“数字迎新系统”为学生入学提供了方便。新生还没到校，就可以通过手机访问迎新系统，随时查看自己的班级、学号、辅导员、住宿、缴费、报到地点和报到流程等各类信息，有效地拉进了新生与学校的距离。在迎新现场，现教中心提供了信息采集和网络服务、后勤管理处提供了电源保障、各学院配置了笔记本、扫码枪等，为数字迎新做好了一切准备。
8月31日迎新当天，现场工作人员通过扫码，电脑屏幕上即刻显示出学生的照片等信息，几秒钟即可完成学生的资格审查和报到确认，解决了以往迎新现场排长队等候报到的现象。据迎新系统当日晚20:00点统计，全校报到率达90.46%，其中荣成学院实报到1546人，并有1435人办理了住宿。现场大屏展示数据成为了亮点，吸引了众多新生和家长的兴趣，为迎新工作提供了有效的数据支撑，一些学院根据迎新报到情况，及时调整了第二天的迎新流程和现场的办理事项。
在今年的迎新工作中，各部门牢固树立了全校“一盘棋”的思想，协调联动、密切配合，主动担当，积极作为，在实施过程中相互促进，在实际成效上相得益彰，保证迎新工作平稳有序。迎新现场不再有排长队的场面，新生跑的路少了，迎新系统中的数据信息，在在学生、学院、辅导员和职能部门间等各类角色人员中展现和流动，为迎新后的学生工作继续发挥效力。数字迎新为学校带来了新气象，也带给了我们带来了新的思考和启示，相信，未来学校的数据治理、共享、挖掘和应用必将是解决各种问题、突破困境、创新发展的一个新的突破点。
数字迎新系统实时动态数据
数字迎新系统实时动态数据
